कार्यालयीन पत्र व्यवहार किती प्रकारचा असतो?

सरकारी कर्मचारी किंवा अधिकाऱ्यांनी एका कार्यालयातून किंवा विभागातून दुसऱ्या कार्यालयात किंवा विभागाला किंवा एका कार्यालयातून आपल्या विभागाच्या अंतर्गत कामासाठी लिहिलेल्या पत्रांना अधिकृत किंवा सरकारी पत्रे म्हणतात. सरकारी कर्मचार्‍यांव्यतिरिक्त, या मसुद्याचे ज्ञान निमसरकारी कर्मचार्‍यांना देखील आवश्यक आहे कारण, अनेकदा व्यावसायिक संस्थांना परवानग्या, परवाने आणि करार इत्यादींसाठी सरकारशी पत्रव्यवहार करावा लागतो.

म्हणून, त्यांच्यासाठी प्रगत मसुद्याशी परिचित असणे आवश्यक आहे. प्रशासकीय पत्रात विशिष्ट शैली वापरली जाते. कौटुंबिक पत्रांसारखा जिव्हाळ्याचा स्पर्श नाही किंवा व्यावसायिक पत्रांची औपचारिकताही नाही, त्यामुळे या पत्रांची भाषा तुलनेने कोरडी आहे. शंका, अनिश्चितता आणि अतिशयोक्ती या अक्षरांचे दोष म्हणतात. ही अक्षरे शक्य तितकी लहान, स्पष्ट आणि तटस्थ आहेत. प्रशासनाचे चाक फिरण्यासाठी अनेक प्रकारच्या समस्या येतात. त्यांचे निराकरण करावे लागेल. माहिती शेअर करावी लागते. आपल्या धोरणांबद्दल जनतेचे मत जाणून घेतले पाहिजे. प्रशासनात विविध कामांसाठी विविध प्रकारची पत्रे वापरली जातात, या बहुपर्यायी कामांसाठी नियुक्ती, पदोन्नती आदी कामे लेखी स्वरूपात करावी लागतात. त्यातील मुख्य अक्षरे पुढीलप्रमाणे आहेत-

1. अधिकृत पत्र, सामान्य अधिकृत पत्र किंवा अधिकृत पत्र
2. ऑफिस मेमोरँडम
3. ज्ञापन
4. ऑफिस ऑर्डर
5. परिपत्रक
6. अर्ध-अधिकृत पत्र
7. अनौपचारिक नोट्स, संदर्भ
8. स्मरणपत्र
9. अनुमोदन
10. शासन निर्णय
11. सूचना
12. प्रेस रिलीज किंवा प्रेस नोट
13. वायर
14. जलद पत्र / त्वरित पत्र
15. काटकसर प्रमाणपत्र / बचत प्रमाणपत्र
16. सूचना, जाहिरात, निविदा आणि लिलाव.

वेगवेगळ्या प्रशासकीय किंवा अधिकृत पत्रांमध्ये लेखनाचे स्वरूप बदलते. साधारणपणे, प्रशासकीय मसुद्यात खालील घटक असतात-

1- शीर्षक- या अंतर्गत, पत्राची संख्या, सरकार आणि मंत्रालयाचे नाव, प्रेषक आणि प्राप्तकर्त्याचे नाव आणि पोस्टचे नाव आणि ठिकाण आणि तारीख समाविष्ट आहे-

२- विषय- प्राप्तकर्त्याच्या सोयीसाठी संपूर्ण पत्राचा सूक्ष्म सार एका ओळीत दिला आहे. याला विषय म्हणतात.

3- पत्ता- विषय संकेतानंतर सर, प्रिय सर इत्यादी पत्ता वापरला जातो.

4- पत्राचा मुख्य भाग- पत्राचा हा भाग तीन विभागात विभागलेला आहे. पहिल्या विभागात मागील पेपर किंवा वर्तमान पेपरचा विषय दर्शविला आहे. त्याची एक विशिष्ट शैली आहे, ज्यामध्ये विहित शब्दसंग्रह किंवा वाक्ये वापरली जातात. उदाहरणार्थ- “तुमचे पत्र क्र. दिनांकित उत्तरात …, तुम्हाला कळविण्यात येते की पत्राच्या दुसऱ्या भागात विषयाच्या संदर्भात तपशीलवार उल्लेख केला आहे. पत्राच्या तिसऱ्या भागात, पत्राचा सारांश किंवा प्रेषकाचा हेतू व्यक्त केला आहे.

5- बंद करणे- अधिकृत पत्रांमधील सर्व अक्षरे बंद करणे समान नसते, तरीही सामान्यत: त्यात स्वयं-सूचना किंवा प्रतिनिधित्व प्रेषकाची स्वाक्षरी आणि पदनाम असते. यामध्ये, प्रेषकाची स्वाक्षरी आणि त्याचे नाव प्रतिनिधित्व किंवा अंडररायटिंग किंवा स्व-निर्देशानंतर कंसात लिहिलेले आहे (तुमचे विश्वासू/तुमचे). जर वरच्या अधिकार्‍याच्या वतीने पत्र पाठवले जात असेल आणि ते स्वाक्षरीसाठी उपस्थित नसेल तर सहाय्यक पत्र लिहितो, स्वाक्षरी करतो आणि अधिकाऱ्याचे नाव आणि पद लिहितो. कधीकधी पत्राच्या तळाशी अधिकाऱ्याचे पद लिहिणे आवश्यक असते. तसेच पत्रासोबत इतर काही पत्रांच्या प्रती पाठवायच्या असतील तर पाठवणाऱ्याच्या स्वाक्षरीच्या डाव्या बाजूला संलग्न पत्रांची यादी दिली जाते. काहीवेळा पत्राची प्रत सही, पदनाम जोडलेले पत्र आणि माहितीसाठी किंवा दुसर्‍या अधिकाऱ्याची विशेष कारवाई या प्रक्रियेतून जावे लागते.